Il presente contributo analizza le principali novità che saranno apportate dalla pubblicazione delle nuove Disposizioni in materia di organizzazione, procedure e controlli interni con l’introduzione della nuova figura dell’esponente responsabile antiriciclaggio.
di Alberto Rizzo
Diverse sono le novità che hanno impattato il mondo dell’antiriciclaggio nel corso del 2023
Molteplici sono stati gli interventi innovativi che hanno investito il settore:
- dall’ampliamento della base informativa sugli intermediari per le attività di vigilanza AML/CFT, alla diffusione di indicazioni specifiche sull’applicazione degli obblighi AML nella prestazione di servizi e attività di private banking;
- dalla revisione delle linee guida EBA sui fattori di rischio ML/TF ai nuovi Orientamenti sulle politiche e sui controlli per la gestione efficace dei rischi ML/TF nel fornire accesso ai servizi finanziari.
Il contesto normativo e gli sviluppi nel mondo dell’antiriciclaggio.
Una novità importante è senz’altro rappresentata dalla pubblicazione delle nuove Disposizioni in materia di organizzazione, procedure e controlli interni che, tra le altre cose, hanno introdotto la nuova figura dell’esponente responsabile antiriciclaggio.
L’emanazione da parte del Ministero delle Imprese e del Made in Italy dei decreti attuativi del D.M. 11 marzo 2022 n. 55 ha poi segnato una tappa decisiva per l’effettivo avvio dell’operatività del c.d. registro dei titolari effettivi. Entro l’11 dicembre 2023 era richiesto infatti di completare la comunicazione al Registro Imprese dei nominativi dei titolari effettivi: obbligo ora sospeso in via cautelare dal TAR, con ordinanza n. 8083 del 7 dicembre 2023.
Con specifico riferimento alle segnalazioni di operazioni sospette, l’UIF ha emanato in via definitiva il Provvedimento recante i nuovi indicatori di anomalia e diffuso un nuovo richiamo in tema di operazioni sospette connesse all’attuazione del PNRR.
Inoltre, sul fronte della lotta al terrorismo, è rimasta alta l’attenzione delle Autorità sulla crisi russo-ucraina: al riguardo, la Commissione europea ha pubblicato una guida per la valutazione dei rischi di elusione delle sanzioni da parte della Russia e sono stati intensificati gli obblighi di disclosure su fondi russi e bielorussi.
AML: modificate le disposizioni di Banca d’Italia in materia di organizzazione, procedure e controlli interni
Con riferimento all’oggetto del presente studio, si segnala il Provvedimento dello scorso primo agosto, pubblicato in Gazzetta ufficiale il 16 agosto, ed entrato in vigore il 14 novembre 2023.
Con questo intervento, Banca d’Italia ha apportato modifiche alle proprie Disposizioni in materia di organizzazione, procedure e controlli interni per finalità antiriciclaggio del 26 marzo 2019.
Tra le modifiche di maggior rilievo si segnalano:
- l’introduzione della figura dell’esponente responsabile per l’antiriciclaggio;
- il rafforzamento del ruolo della funzione antiriciclaggio;
- una modifica delle responsabilità, in caso di esternalizzazione della funzione antiriciclaggio;
- il rafforzamento del ruolo della capogruppo in materia di antiriciclaggio.
I destinatari del Provvedimento – vale a dire le banche, le SIM, le SGR, le SICAV, le SICAF, gli intermediari iscritti nell’albo previsto dall’articolo 106 T.U.B. (incluse le società fiduciarie), gli istituti di moneta elettronica, gli istituti di pagamento, le succursali insediate in Italia di intermediari bancari e finanziari aventi sede legale e amministrazione centrale in un altro paese comunitario o in un paese terzo, le banche, gli istituti di pagamento e gli istituti di moneta elettronica aventi sede legale e amministrazione centrale in un altro Stato membro tenuti a designare un punto di contatto centrale in Italia, i soggetti eroganti micro-credito, ai sensi dell’articolo 111 T.U.B., Poste Italiane S.p.a., Cassa Depositi e Prestiti S.p.a. – saranno tenuti a nominare l’esponente responsabile per l’antiriciclaggio in occasione del primo rinnovo degli organi sociali successivo al 14 novembre 2023 e comunque non oltre il 30 giugno 2026.
Il Provvedimento non si applica ai confidi minori, essendo venuta meno nel 2020 la competenza della Banca di Italia in qualità di autorità di vigilanza di settore antiriciclaggio.
La nuova figura dell’esponente aziendale responsabile per l’antiriciclaggio
Il Provvedimento dell’1 agosto 2023 introduce la figura dell’esponente responsabile per l’antiriciclaggio, che dovrà essere nominato tra i componenti dell’organo di amministrazione – pur potendo la scelta ricadere, in certi casi ed in via assolutamente residuale, anche sul direttore generale.
In particolare, detto esponente dovrà essere dotato di adeguate conoscenze, competenze ed esperienze in materia di antiriciclaggio, con specifico riferimento ai rischi, alle politiche, ai controlli, alle procedure antiriciclaggio, nonché allo specifico modello di business del destinatario.
L’esponente responsabile per l’antiriciclaggio dovrà disporre di tempo e risorse adeguate ad assolvere efficacemente ai propri compiti, che consistono essenzialmente in attività di monitoraggio sull’adeguatezza e proporzionalità delle politiche, procedure e le misure di controllo interno in ambito AML e CTF, nonché di raccordo tra la funzione antiriciclaggio e l’organo di supervisione strategica (i.e. il Consiglio di Amministrazione).
L’esponente responsabile per l’antiriciclaggio può rivestire esso stesso l’incarico di responsabile della funzione antiriciclaggio, purché sia privo di altre deleghe che ne pregiudichino l’autonomia, salvo che l’esponente sia anche amministratore unico del destinatario.
Nuovi compiti della funzione antiriciclaggio
Per effetto del Provvedimento dello scorso primo agosto, sono attribuiti alla funzione antiriciclaggio ulteriori compiti, dovendo ora occuparsi anche di:
- valutare in via preventiva il rischio di riciclaggio connesso all’offerta di nuovi servizi e prodotti (o alla modifica di quelli già offerti, come pure all’ingresso in nuovo mercato), raccomandando le opportune misure per la prevenzione e gestione di tali rischi;
- definire, d’accordo con il responsabile S.O.S., adeguate procedure di gestione delle segnalazioni interne in caso di situazioni di rischio particolarmente elevato e di urgenza;
- garantire flussi informativi periodici agli organi aziendali in merito all’attuazione delle azioni correttive adottate a fronte delle carenze e inadeguatezze rilevate nel complessivo assetto dei presidi antiriciclaggio (se così previsto dalla policy antiriciclaggio eventualmente per il tramite dell’esponente responsabile per l’antiriciclaggio – possibilità, invece esclusa in caso di violazioni significative).
La funzione antiriciclaggio dei soggetti destinatari, in forza del recente Provvedimento, è inoltre tenuta a redigere e trasmettere all’organo con funzione di gestione e a quello con funzione di supervisione strategica un cd. manuale antiriciclaggio – il quale definisca dettagliatamente responsabilità, compiti e modalità operative nella gestione del rischio di riciclaggio – nonché di curarne l’aggiornamento.
Esternalizzazione
Permane la possibilità, per i destinatari del Provvedimento, di esternalizzare lo svolgimento dei compiti operativi connessi alla funzione antiriciclaggio. Il responsabile antiriciclaggio assume, in tal caso, il ruolo di responsabile per l’esternalizzazione della funzione in oggetto, e, pertanto, assume il compito di:
- monitorare, attraverso controlli periodici, il rispetto degli obblighi contrattuali e la corretta esecuzione del servizio da parte del fornitore;
- verificare che il servizio erogato dal fornitore consenta l’efficace adempimento degli obblighi antiriciclaggio;
- riferire regolarmente agli organi aziendali in merito allo svolgimento dei compiti esternalizzati in modo da assicurare che le misure correttive eventualmente necessarie siano tempestivamente adottate.
È ora altresì previsto che, nel caso in cui il fornitore abbia la sede legale o sia comunque stabilito in un paese terzo, i destinatari debbano adottare le misure necessarie per garantire il pieno rispetto della disciplina antiriciclaggio e l’efficace svolgimento dei compiti esternalizzati nonché per assicurare che Banca d’Italia e U.I.F. possano esercitare efficacemente i propri poteri nei confronti del fornitore.
Gruppi
Se il destinatario fa parte di un gruppo, la capogruppo dovrà inoltre nominare un componente dell’organo di amministrazione quale esponente responsabile per l’antiriciclaggio, nonché designare un responsabile della funzione antiriciclaggio di gruppo, altresì istituendo – in coerenza con il principio di proporzionalità – una struttura organizzativa centrale con compiti operativi e di coordinamento a livello di gruppo in materia antiriciclaggio.
Il responsabile antiriciclaggio di gruppo collabora con i responsabili delle funzioni antiriciclaggio delle singole componenti del gruppo, incluse quelle estere, e garantisce che questi svolgano i propri compiti in maniera coordinata e secondo politiche e procedure coerenti con quelle di gruppo.
Altre novità
- Sono stati integrati i parametri di cui tenere conto, ai fini della corretta applicazione del principio di proporzionalità: i destinatari del Provvedimento sono ora tenuti a prendere in considerazione anche il numero dei propri dipendenti e il numero di clienti.
- È stato esplicitato l’obbligo per il responsabile S.O.S. dei destinatari di valutare tempestivamente le operazioni sospette comunicategli e di includere il personale coinvolto nel procedimento di S.O.S. nei percorsi di formazione specifica in materia antiriciclaggio.
- È stato infine ammesso che l’obbligo di portare a conoscenza di tutto il personale dei soggetti destinatari le procedure di segnalazione interna delle violazioni, potenziali o effettive, delle disposizioni antiriciclaggio sia assegnato anche a un soggetto diverso dal responsabile antiriciclaggio, purché ciò non pregiudichi il corretto svolgimento della mansione.
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